Anleitung: Mitglieder komplett digital gewinnen

✅ Checkliste

Wenn du diese Anleitung befolgst, hast du Folgendes erreicht:

✔ Deine Genossenschaft hat den Beschluss gefasst, den Beitritt zur Genossenschaft auch digital zuzulassen.

✔ Deine Genossenschaft stellt ein Online-Formular oder einen E-Mail-Prozess bereit, über die Interessierte digital ihren Beitritt erklären können.

✔ Die relevanten Personen in deiner Genossenschaft kennen den digitalen Prozess, damit der digitale Beitritt in der Praxis reibungslos funktioniert.

💡 Gut zu wissen

• Mehr als zwei Drittel der Menschen in Deutschland haben keinen Drucker.

• Online-Formulare sind deutlich leichter zugänglich und zu verarbeiten als PDF-Dateien.

• Websites sollten immer für mobile Endgeräte optimiert sein, denn mehr als 50 % aller Aufrufe finden auf Smartphones statt.

1. Digitalen Beitritt per Beschluss für deine Genossenschaft erlauben

☝️ Wichtig vorab!

• Am 26.09.2024 hat der Deutsche Bundestag die umfassende Digitalisierung von Genossenschaften beschlossen, der Bundesrat hat zugestimmt und das Gesetz ist am 01.01.2025 in Kraft getreten.

• Viele Satzungen enthalten explizit die Schriftform für Beitrittserklärungen, Vollmachten und Kündigungen (z. B. "Zum Erwerb der Mitgliedschaft bedarf es einer unbedingten schriftlichen Beitrittserklärung").

• Durch einen Vorstands- und Aufsichtsratsbeschluss kannst du den digitalen Beitritt aber schon ab der Gesetzesänderung nutzen. Schaue dir dazu unseren Muster-Beschluss digitaler Beitritt an.

• Um den digitalen Beitritt dauerhaft nutzen zu können, musst du die Satzung deiner Genossenschaft spätestens bis zum 01.01.2030 ändern (Beschluss durch Generalversammlung).

• Diese Anleitung stellt keine Rechtsberatung dar.

2. Online-Formular oder E-Mail-Workflow einrichten

Je nachdem, welche digitalen Möglichkeiten deine Genossenschaft neuen Mitgliedern bereits bietet, haben wir dir verschiedene Varianten zusammengestellt:

👍️ Empfohlen:

• 🌐 Variante 1: Mitgliedschaft per Online-Formular ermöglichen

• 💻️ Variante 2: Mitgliedschaft per Mitgliederverwaltungs-Software ermöglichen

👎️ Nicht empfohlen:

• 📨 Variante 3: Mitgliedschaft per PDF-Formular und E-Mail ermöglichen

• 📄 Variante 4: Mitgliedschaft per eingescanntem Ausdruck und E-Mail ermöglichen

• Tipps & Tricks

• Video: Mitgliedsanträge und Beitrittserklärungen digital und rechtssicher abwickeln

• Bei verbreiteten Office-Lösungen wie Nextcloud, Microsoft 365 oder Google Workspace kannst du die integrierten Formular-Lösungen Nextcloud Forms, Microsoft Forms bzw. Google Forms nutzen.

• Falls du noch keine Online-Formular-Lösung, aber z. B. WordPress für eure Website nutzt, kannst du mit einem entsprechenden Plugin wie WordPress Form Builder ein Formular in eure Website integrieren.

• Die Hostsharing eG bietet eine genossenschaftlich gehostete Cloud an, die auch Nextcloud Forms kann.

• Falls du eine Mitgliederverwaltungs-Software nutzt, die ein Beitrittsformular anbietet, kannst du natürlich auch diese verwenden. Stand 30.09.2024 ist uns jedoch kein produktiv verfügbares Software-Tool bekannt, welches dies unterstützt.

Online-Formular erstellen und auf Website einfügen

1. Übertrage das bisherige Beitrittserklärungs-Formular schrittweise in ein neues Online-Formular in deiner Office-Lösung.

2. Ergänze ein E-Mail-Feld, falls ihr diese bisher nicht abfragt.

3. Füge in das Online-Formular einen Link zu eurer Satzung und den Datenschutzbestimmungen ein.

4. Wie auch in eurer bestehenden Beteiligungserklärung musst du auf die Verpflichtung des Mitglieds hinweisen, die Einzahlungen auf den Geschäftsanteil zu leisten und ggf. auf die Kündigungsfrist, Nachschusspflicht, Mitgliedsgebühr oder Verpflichtung zur Mitarbeit (siehe GenG § 15a).

5. Speichere das Formular ab.

6. Kopiere einen Link zum Formular und füge auf der Website deiner Genossenschaft diesen Link gut sichtbar ein.

7. Fertig! 🎉

💡 Muster-Online-Formular zur Referenz:

Schau dir unser Muster-Online-Formular zur Beitrittserklärung in einer Genossenschaft an.

Verschiedene Genossenschaften aus unserer Community haben bereits Online-Formulare umgesetzt, die sie seit dem 01.01.2025 nutzen:

• Online-Formular der Bürgerenergie Nord eG [Technologie: geno-beitritt]
• Online-Formular der Neues Amt Altona eG [Technologie: Google Forms]
• Online-Formular der Krautreporter eG [Technologie: Jotform]
• Online-Formular der Energie für Botnang eG [Technologie: Organisator]
• Online-Formular der LAVLI Coop Miesbach eG [Technologie: CoopX]
• Online-Formular der DIESE eG [Technologie: Wordpress WPFormsBuilder]

Digitalen Prozess etablieren

Der digitale Beitritt läuft nun wie folgt:

1. Eine Interessierte füllt das Formular auf eurer Website aus und erklärt damit ihren Beitritt.

2. Der Vorstand sichtet die per Formular erstellte Beitrittserklärung (je nach Regelung in eurer Genossenschaft kann dies auch jemand anderes als der Vorstand machen).

3. Per E-Mail informiert ihr die Interessierte darüber, ob ihr sie aufnehmt oder nicht.

4. (a) Falls ihr die Person aufnehmt, legt in der Mitgliederliste einen neuen Eintrag an.
   (b) Falls ihr die Person nicht aufnehmt, löscht den Datensatz, den ihr aus dem Online-Formular erhalten habt.

☝️ Hinweise:

• Du benötigst im Online-Formular kein Unterschriftsfeld, denn dieses erschwert das Ausfüllen des Formulars unnötig.
• Wie auch beim schriftlichen Beitritt dokumentiert ihr eure Entscheidung, ob ihr das jeweilige Mitglied aufgenommen habt oder nicht. Dies könnt ihr wie gehabt auch digital machen.
• Wir empfehlen euch, die Formular-Daten direkt in eine PDF-Datei umzuwandeln und diese unter der Mitgliedsnummer digital zu archivieren. Es ist der Beleg in Textform für das Vorhandensein des entsprechenden Eigenkapitals.

💡 Praxisbeispiele:

Habt ihr als Genossenschaft bereits den Online-Beitritt umgesetzt? Dann schicke uns gerne einen Link zu eurer Lösung an hallo@genossenschaften.digital und wir machen diese für andere Genossenschaften sichtbar.

• Online-Formular der Energie für Botnang eG [Technologie: Organisator]
• Online-Formular der LAVLI Coop Miesbach eG [Technologie: CoopX]
• Online-Formular der Energiegenossenschaft Fünfseenland eG [Technologie: Agrokraft CMS]

Habt ihr als Genossenschaft bereits mit einer Mitgliederverwaltungs-Software den Online-Beitritt umgesetzt? Schicke uns gerne einen Link zu eurer Lösung an hallo@genossenschaften.digital und wir machen diese für andere Genossenschaften sichtbar.

Video: Mitgliedsanträge und Beitrittserklärungen digital und rechtssicher abwickeln

14.11.2024 – Zukünftig reicht für viele genossenschaftliche Abläufe die Textform aus, wodurch endlich vollständig digitale Prozesse möglich werden. Mathias Fiedler vom Zentralverband deutscher Konsumgenossenschaften erläuterte im Community-Call, was dabei rechtlich zu beachten ist. Nico Storz von der Bürgerwerke eG und Timo Starke von der krawall & wunder GmbH präsentierten die gemeinsame digitale Lösung der Bürgerenergie-Genossenschaften. Und Renaldo Scola von LAVLI stellte das Mitgliederverwaltungs-Tool CoopX und die Vorzüge von dessen Lizenzmodell vor.

Digitalen Aufnahmeprozess rechtssicher gestalten

Ab dem 01.01.2025 ist es Genossenschaften möglich, neben der Schriftform auch die Textform für folgende Prozesse zu akzeptieren:

• Gründung
• Mitgliedsantrag
• Zeichnung weiterer Anteile
• Kündigung
• Übertragung von Geschäftsguthaben
• Vollmacht für Mitgliedsanträge
• Vollmacht für Zeichnung weiterer Anteile
• Vollmacht für die Generalversammlung

Zudem können Genossenschaften ab diesem Zeitpunkt die elektronische Abstimmung in Präsenzversammlungen zulassen.

Grundsätzlich müssen diese Alternativen zu den herkömmlichen Abläufen durch eine Satzungsregelung verankert werden.

==Bis einschließlich 2029 darf diese Änderung aber auch durch einen Beschluss des Vorstands mit Zustimmung des Aufsichtsrats umgesetzt werden.==

Gibt es keinen Aufsichtsrat, erfolgt die Zustimmung durch den/die Bevollmächtigte:n der Generalversammlung.

Rechtliche Anforderungen an die Textform

Die Textform ist nach § 126b BGB wie folgt definiert:

Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das

1. es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und

2. geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.

Genossenschaften müssen daher sicherstellen, dass die in Textform akzeptierten Dokumente ==während der gesamten Dauer einer Mitgliedschaft unverändert abrufbar== sind.

Neben einer eingescannten Kopie kommen damit folgende Formate infrage:

• ☑️ E-Mail (jedoch nicht zu empfehlen, da nicht standardisierbar)
• ✅ ausgefülltes PDF-Formular (darf nicht mehr veränderbar sein)
• ✅ unveränderbares Dokument, das aus einem Online-Formular erstellt wurde

❌ Nicht ausreichend sind der Verwendungszweck einer Banküberweisung oder mündliche bzw. telefonische Erklärungen (auch bei Vollmacht).

Digitaler Mitgliedsantrag: Information, Erklärung, Abgabe

Für Mitgliedsanträge und Beteiligungserklärungen ist die ==Einhaltung des Ablaufs Information > Erklärung > Abgabe== zwingend notwendig.

1️⃣ Information (des Mitglieds durch die Genossenschaft):

• Vor Abgabe des Mitgliedsantrags muss dem zukünftigen Mitglied die Satzung zur Verfügung gestellt werden.
• Es muss auf eventuell vorhandene weitere Zahlungspflichten (etwa ein Eintrittsgeld) und Kündigungsfristen von mehr als einem Jahr hingewiesen werden. Dieser Hinweis muss zudem ==optisch hervorgehoben== werden.
• Die Datenschutzerklärung sollte beigefügt werden.

2️⃣ Erklärung (des Mitglieds gegenüber der Genossenschaft):

• Folgende personenbezogene Daten des Mitglieds sind abzufragen:

  • Vollständiger Name
  • Anschrift
  • E-Mail-Adresse (optional, aber sinnvoll)
  • Steuer-ID (wichtig bei Gewinnausschüttungen)
  • Anzahl der zu zeichnenden Anteile

• Wichtigster Bestandteil ist die folgende Erklärung:

  "Ich beantrage hiermit die Aufnahme in die Genossenschaften. Ich verpflichte mich, die nach Satzung und Gesetz vorgesehenen Zahlungen zu leisten."

• Wenn die Nachschusspflicht für Mitglieder in der Satzung nicht augeschlossen wird, ist zudem folgende Erklärung notwendig:

  "Ich verpflichte mich, die zur Befriedigung der Gläubiger erforderlichen Nachschüsse [bis zu der in der Satzung bestimmten Haftsumme / unbeschränkt] zu leisten."

3️⃣ Abgabe (des Mitgliedsantrags und der Beteiligungserklärung):

• Die Beantragung der Mitgliedschaft darf nicht an Bedingungen geknüpft sein.
• Es bietet sich an, dem Mitglied eine Kopie des Antrags zukommen zu lassen.
• Die Genossenschaft sollte den Antrag in einem geeigneten Dateiformat (z. B. PDF) zukunftssicher speichern.

Nach Aufnahme in die Genossenschaft muss das Mitglied darüber informiert werden, idealerweise mit Angabe der Mitgliedsnummer und einer Zahlungsaufforderung für die gezeichneten Anteile, falls diese Zahlung nicht bereits im Voraus erfolgt ist.

Auch eine Ablehnung muss kommuniziert werden. Zur Wahrung der Datensparsamkeit löscht die Genossenschaft in diesem Fall alle Unterlagen.

Online-Formular für Mitgliedsanträge bei der Bürgerwerke eG

Als Dachgenossenschaft deutscher Bürgerenergie-Kooperativen suchte die Bürgerwerke eG nach einer Möglichkeit, einen digitalen Beitrittsprozess zu etablieren, den alle Mitgliedsgenossenschaften gemeinsam nutzen konnten.

Die krawall & wunder GmbH entwickelte daraufhin ein Online-Formular, in dem sich über die Postleitzahl die am nächsten gelegene Bürgerenergie-Genossenschaft ermitteln lässt. Über einen Link kann auch eine bestimmte Genossenschaft vorausgewählt werden.

Auf drei Seiten werden anschließend alle für den Beitritt notwendigen Daten abgefragt:

Erste Seite:

• Art der Mitgliedschaft (Privatperson, Organisation oder geschenkte Mitgliedschaft)
• Anzahl der zu zeichnenden Anteile
• Hinweis auf die Kündigungsfrist

Zweite Seite:

• Persönliche Daten
• Bankverbindung und Steuer-ID
• E-Mail (obligatorisch) und Telefonnummer (optional)
• Bestätigung der Beitrittserklärung und Zahlungsverpflichtung (als Umschaltknopf implementiert)

Letzte Seite:

• Umschaltknöpfe für:
  • Bestätigung der Kenntnisnahme der Satzung
  • Bestätigung der Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung
  • Zustimmung zur Verarbeitung der eigenen personenbezogenen Daten
  • Einwilligung in Erhalt des Bürgerwerke-Newsletters (optional)
• Erläuterung des weiteren Ablaufs
• Kontaktmöglichkeit bei Rückfragen
• Drop-down-Menü "Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?"
• Finale Bestätigungs-Schaltfläche "Mitgliedschaft zahlungspflichtig beantragen"

Nach Absenden des Antrags wird eine Verifizierungs-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse versendet. Abschließend wird die erfolgreiche Übermittlung des Mitgliedsantrags in einer E-Mail bestätigt, die zudem die Bankverbindung für die Zahlung der gezeichneten Anteile inklusive QR-Code für die digitale Überweisung enthält.

Die Bürgerenergie-Genossenschaft erhält eine CSV-Datei mit allen Mitgliedsdaten, die in die Bürgerwerke-Nextcloud hochgeladen wird. Einmal täglich erhält jede Genossenschaft zudem eine Zusammenfassung der neuen Mitgliedsanträge mit reduziertem Datensatz. Die CSV-Dateien lassen sich problemlos in andere Mitgliederverwaltungs-Tools importieren.

CoopX: Quelloffene Mitglieder-Software von und für Genossenschaften

Ähnlich wie die Bürgerenergie-Kooperativen suchten auch die LAVLI-Genossenschaften nach einer Lösung zur Digitalisierung der Mitgliederverwaltung. Jedoch ließ der Funktionsumfang und die Preisgestaltung existierender Tools zu wünsche übrig. LAVLI setzte daher auf die Entwicklung einer In-House-Lösung, die auf den Namen CoopX hört.

CoopX zeichnet sich durch einige Besonderheiten aus:

• Beliebig viele Genossenschaften können sich eine Anwendungsumgebung teilen
• Das System kennt verschiedene Benutzerrollen wie Mitglied, Admin und Prüfer:in
• Das Tool kann als Software-as-a-Service angemietet oder kostenlos auf dem eigenen Server betrieben werden. Der Code wird voraussichtlich ab dem 1. Quartal 2025 als Open Source veröffentlicht.

Die Benutzerrollen in CoopX sind flexibel gestaltet. So kann eine Person etwa gleichzeitig Mitglied einer Genossenschaft und Admin einer anderen sein. Zudem gibt es die Benutzerrolle "Prüfer:in", über die man Einsicht in die Daten der zugewiesenen Genossenschaften erhält.

Wer sich für CoopX als Software-as-a-Service entscheidet, spart sich den technischen Wartungsaufwand und kann ohne aufwendige Konfiguration jederzeit mit der Nutzung beginnen. Mehr als ein aktueller Web-Browser ist für den Betrieb nicht notwendig.

Jedoch ist die Funktionalität der Web-App für alle Nutzenden gleich. Für Genossenschaften, die spezielle Anpassungen benötigen, eignet sich daher eher der Betrieb in einer eigenen Anwendungsumgebung. Hier lohnt sich im Voraus ein Blick in die CoopX-Dokumentation.