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Anleitung: Mitglieder komplett digital gewinnen

So machst du es Interessierten möglich, digital per Online-Formular oder per E-Mail Mitglied in deiner Genossenschaft zu werden






✅ Checkliste

Wenn du diese Anleitung befolgst, hast du Folgendes erreicht:

✔ Deine Genossenschaft hat den Beschluss gefasst, den Beitritt zur Genossenschaft auch digital zuzulassen.

✔ Deine Genossenschaft stellt ein Online-Formular oder einen E-Mail-Prozess bereit, über die Interessierte digital ihren Beitritt erklären können.

✔ Die relevanten Personen in deiner Genossenschaft kennen den digitalen Prozess, damit der digitale Beitritt in der Praxis reibungslos funktioniert.




💡 Gut zu wissen

  • Mehr als zwei Drittel der Menschen in Deutschland haben keinen Drucker.

  • Online-Formulare sind deutlich leichter zugänglich und zu verarbeiten als PDF-Dateien.

  • Websites sollten immer für mobile Endgeräte optimiert sein, denn mehr als 50 % aller Aufrufe finden auf Smartphones statt.






1. Digitalen Beitritt per Beschluss für deine Genossenschaft erlauben




☝️ Wichtig vorab!

  • Am 26.09.2024 hat der Deutsche Bundestag die umfassende Digitalisierung von Genossenschaften beschlossen, der Bundesrat hat zugestimmt und das Gesetz tritt am 01.01.2025 in Kraft.

  • Viele Satzungen enthalten explizit die Schriftform für Beitrittserklärungen, Vollmachten und Kündigungen (z. B. "Zum Erwerb der Mitgliedschaft bedarf es einer unbedingten schriftlichen Beitrittserklärung").

  • Durch einen Vorstands- und Aufsichtsratsbeschluss kannst du den digitalen Beitritt aber schon ab der Gesetzesänderung nutzen. Schaue dir dazu unseren Muster-Beschluss digitaler Beitritt an.

  • Um den digitalen Beitritt dauerhaft nutzen zu können, musst du die Satzung deiner Genossenschaft spätestens bis zum 01.01.2030 ändern (Beschluss durch Generalversammlung).

  • Diese Anleitung stellt keine Rechtsberatung dar.






2. Online-Formular oder E-Mail-Workflow einrichten

Je nachdem, welche digitalen Möglichkeiten deine Genossenschaft neuen Mitgliedern bereits bietet, haben wir dir verschiedene Varianten zusammengestellt:

👍️ Empfohlen:

👎️ Nicht empfohlen:






🌐 Variante 1: Mitgliedschaft per Online-Formular ermöglichen (👍️ empfohlen)

Online-Formular einrichten

Für die Einrichtung des Online-Formulars benötigst du eure aktuelle Beitrittserklärung. Denn inhaltlich verändert sich durch den digitalen Prozess nur sehr wenig. Es ist weiterhin notwendig, der Satzung, der Kündigungsfrist und den Datenschutzbestimmungen zuzustimmen, sowie je nach Satzung weiteren Regelungen (z. B. Eintrittsgeld).

Software-Lösung auswählen

Online-Formular erstellen und auf Website einfügen

  1. Übertrage das bisherige Beitrittserklärungs-Formular schrittweise in ein neues Online-Formular in deiner Office-Lösung.

  2. Ergänze ein E-Mail-Feld, falls ihr diese bisher nicht abfragt.

  3. Füge in das Online-Formular einen Link zu eurer Satzung und den Datenschutzbestimmungen ein.

  4. Wie auch in eurer bestehenden Beteiligungserklärung musst du auf die Verpflichtung des Mitglieds hinweisen, die Einzahlungen auf den Geschäftsanteil zu leisten und ggf. auf die Kündigungsfrist, Nachschusspflicht, Mitgliedsgebühr oder Verpflichtung zur Mitarbeit (siehe GenG § 15a).

  5. Speichere das Formular ab.

  6. Kopiere einen Link zum Formular und füge auf der Website deiner Genossenschaft diesen Link gut sichtbar ein.

  7. Fertig! 🎉

💡 Muster-Online-Formular zur Referenz:

Schau dir unser Muster-Online-Formular zur Beitrittserklärung in einer Genossenschaft an.

Verschiedene Genossenschaften aus unserer Community haben bereits Online-Formulare für die Nutzung ab dem 01.01.2025 vorbereitet:

Digitalen Prozess etablieren

Der digitale Beitritt läuft nun wie folgt:

  1. Eine Interessierte füllt das Formular auf eurer Website aus und erklärt damit ihren Beitritt.

  2. Der Vorstand sichtet die per Formular erstellte Beitrittserklärung (je nach Regelung in eurer Genossenschaft kann dies auch jemand anderes als der Vorstand machen).

  3. Per E-Mail informiert ihr die Interessierte darüber, ob ihr sie aufnehmt oder nicht.

  4. (a) Falls ihr die Person aufnehmt, legt in der Mitgliederliste einen neuen Eintrag an.
    (b) Falls ihr die Person nicht aufnehmt, löscht den Datensatz, den ihr aus dem Online-Formular erhalten habt.

☝️ Hinweise:

  • Du benötigst im Online-Formular kein Unterschriftsfeld, denn dieses erschwert das Ausfüllen des Formulars unnötig.
  • Wie auch beim schriftlichen Beitritt dokumentiert ihr eure Entscheidung, ob ihr das jeweilige Mitglied aufgenommen habt oder nicht. Dies könnt ihr wie gehabt auch digital machen.
  • Wir empfehlen euch, die Formular-Daten direkt in eine PDF-Datei umzuwandeln und diese unter der Mitgliedsnummer digital zu archivieren. Es ist der Beleg in Textform für das Vorhandensein des entsprechenden Eigenkapitals.

💡 Praxisbeispiele:

Habt ihr als Genossenschaft bereits den Online-Beitritt umgesetzt? Dann schicke uns gerne einen Link zu eurer Lösung an hallo@genossenschaften.digital und wir machen diese für andere Genossenschaften sichtbar.






💻️ Variante 2: Mitgliedschaft per Mitgliederverwaltungs-Software ermöglichen (👍️ empfohlen)

Die meisten Software-Lösungen zur Mitgliederverwaltung für Genossenschaften sollten schon sehr bald auch ein rechtssicher einsetzbares Online-Formular umfassen, das du auf die Website eurer Genossenschaft integrieren kannst.

Wir freuen uns über Hinweise aus Genossenschaften, mit welchem Tool das in der Praxis bereits gut funktioniert (bitte keine Hinweise von Herstellern).

Digitaler Prozess in der Mitgliederverwaltungs-Software

Der digitale Beitritt läuft nun wie folgt:

  1. Eine Interessierte füllt im Online Formular die Beitrittserklärung aus und erklärt damit ihren Beitritt.

  2. Der Vorstand kann per Login in der Mitgliederverwaltungs-Software die offenen Beitrittserklärungen sichten und entscheiden, ob sie zugelassen werden oder nicht (je nach Regelung in eurer Genossenschaft kann dies auch jemand anderes als der Vorstand machen).

  3. Die Mitgliederverwaltungs-Software informiert automatisch die Interessierte per E-Mail und legt einen Eintrag in der Mitgliederliste an.

💡 Praxisbeispiele:

Habt ihr als Genossenschaft bereits mit einer Mitgliederverwaltungs-Software den Online-Beitritt umgesetzt? Schicke uns gerne einen Link zu eurer Lösung an hallo@genossenschaften.digital und wir machen diese für andere Genossenschaften sichtbar.






📨 Variante 3: Mitgliedschaft per PDF-Formular und E-Mail ermöglichen (👎️ nicht empfohlen)

PDF-Formular einrichten

Normale PDF-Dateien können nur Profis am Computer ausfüllen. Daher solltest du die Beitrittserklärung zumindest als PDF-Formular bereitstellen, wenn du kein Online-Formular anbieten kannst oder noch keine Cloud-Lösung für den Beitritt nutzt.

⚠️ Ein PDF-Formular ist jedoch gerade auf dem Smartphone deutlich umständlicher auszufüllen als ein Online-Formular.

Bestehende Beitrittserklärung in PDF-Formular umwandeln

  • Mit einem Online-Tool wie Sejda oder der macOS Preview-App ergänzt du die PDF-Beitrittserklärung um ausfüllbare Formularfelder.

  • Für jedes Textfeld und jeden Bestätigungshaken musst du ein entsprechendes Feld ergänzen.

  • Speichere die PDF-Datei mit den ergänzten Formularfeldern ab.

Beitrittserklärung als PDF auf Website anbieten

  • Lade die als PDF-Formular überarbeitete Beitrittserklärung deiner Genossenschaft als PDF-Datei auf eure Website.

Digitalen Beitrittsprozess etablieren

Der digitale Beitritt läuft nun wie folgt:

  1. Eine Interessierte lädt die PDF-Datei herunter.

  2. Die Interessierte füllt auf dem Desktop oder Smartphone ihre persönlichen Daten in das Formular.

  3. Die Interessierte sendet das eingescannte Formular per E-Mail an die Genossenschaft.

  4. Der Vorstand sichtet die per E-Mail erhaltene Beitrittserklärung (je nach Regelung in eurer Genossenschaft kann dies auch jemand anderes als der Vorstand machen).

  5. Per E-Mail informiert ihr die Interessierte darüber, ob ihr sie aufnehmt oder nicht.

  6. (a) Falls ihr die Person aufnehmt, legt in der Mitgliederliste einen neuen Eintrag an.
    (b) Falls ihr die Person nicht aufnehmt, löscht den Datensatz, den ihr aus dem Online-Formular erhalten habt.

☝️ Hinweise:

  • Bitte nutzt eine solche Variante nur als Übergangslösung zu einem richtigen Online-Formular oder besser noch einer Mitgliederverwaltungs-Software.

  • Wie auch beim schriftlichen Beitritt dokumentiert ihr eure Entscheidung, ob ihr das jeweilige Mitglied aufgenommen habt oder nicht. Dies könnt ihr wie gehabt auch digital machen.

  • ⚠️ Das Versenden von personenbezogenen Daten per E-Mail wird nicht empfohlen.

  • ⚠️ Das Ausfüllen von PDF-Formularen auf dem Smartphone ist umständlich.






📄 Variante 4: Mitgliedschaft per eingescanntem Ausdruck und E-Mail ermöglichen (👎️ nicht empfohlen)

Diese Variante ist für viele Genossenschaften mit einem etablierten analogen Beitrittsprozess die einfachste Lösung, bringt aber seitens der Neumitglieder wenige Vorteile und erschließt kaum neue Zielgruppen.

⚠️ Wir raten daher von dieser Variante ab.

Beitrittserklärung als PDF auf Website anbieten

  • Lade die Beitrittserklärung deiner Genossenschaft als PDF-Datei auf eure Website.

Teilweise digitalen Beitrittsprozess etablieren

Der teilweise digitale Beitritt läuft nun wie folgt:

  1. Eine Interessierte lädt die PDF-Datei herunter.

  2. Die Interessierte muss sich voraussichtlich einen Drucker suchen, um die PDF-Datei auszudrucken.

  3. Die Interessierte füllt das Formular aus und fotografiert es mit dem Smartphone.

  4. Die Interessierte sendet das eingescannte Formular per E-Mail an die Genossenschaft.

  5. Der Vorstand sichtet die per E-Mail erhaltene Beitrittserklärung (je nach Regelung in eurer Genossenschaft kann dies auch jemand anderes als der Vorstand machen).

  6. Per E-Mail informiert ihr die Interessierte darüber, ob ihr sie aufnehmt oder nicht.

  7. (a) Falls ihr die Person aufnehmt, legt in der Mitgliederliste einen neuen Eintrag an.
    (b) Falls ihr die Person nicht aufnehmt, löscht den Datensatz den ihr aus dem Online-Formular erhalten habt.

☝️ Hinweise:

  • Bitte nutzt eine solche Variante nur als Übergangslösung zu einem richtigen Online-Formular oder besser noch einer Mitgliederverwaltungs-Software.

  • Wie auch beim schriftlichen Beitritt dokumentiert ihr eure Entscheidung, ob ihr das jeweilige Mitglied aufgenommen habt oder nicht. Dies könnt ihr wie gehabt auch digital machen.

  • ⚠️ Das Versenden von personenbezogenen Daten per E-Mail wird nicht empfohlen.






Tipps & Tricks

  • 📥️ Zugänglichkeit: Stellt die Satzung möglichst zum Download auf eure Website, damit ihr sie nicht per E-Mail versenden müsst.

  • 🔒️ Datenschutz: Nutze möglichst in der EU gehostete Tools und schaue in die Datenschutzbestimmungen. Wenn du neue Tools einführst, die personenbezogene Daten verarbeiten, musst du diese auch in eure Datenschutzerklärung aufnehmen.

  • 🪪 Personenbezogene Daten: Versende keine personenbezogenen Daten per E-Mail. Und wenn es dir technisch möglich ist, versuche möglichst mit einem Online-Formular zu arbeiten, um den Zugriff auf personenbezogene Daten durch Dritte zu verhindern.

  • 📱 Mobile Nutzbarkeit: Digital bedeutet in den meisten Fällen: Smartphone – überprüfe daher, ob dein PDF- oder Online-Formular auf dem Smartphones nutzbar ist.

  • ♿️ Barrierefreiheit: gestalte eure Website so, dass sie auch barrierefrei zugänglich ist und/oder biete Kontaktmöglichkeiten für Menschen mit Einschränkungen an, damit auch sie Mitglied werden können.








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