Anleitung: Genossenschaft komplett digital verwalten

✅ Checkliste

Wenn du diese Anleitung befolgst, hast du Folgendes erreicht:

✔ Deine Genossenschaft hat den Beschluss gefasst, ihren Mitgliedern die Zeichnung weiterer Anteile, Übertragung von Geschäftsguthaben und Kündigung auch digital zu erlauben.

✔ Deine Genossenschaft stellt Online-Formulare und/oder E-Mail-Prozesse bereit, über die ihre Mitglieder digital weitere Anteile zeichnen, ihre Geschäftsguthaben übertragen, anderen Mitgliedern Vollmachten auszustellen oder ihre Mitgliedschaft kündigen können.

✔ Die relevanten Personen in deiner Genossenschaft kennen die neuen digitalen Prozesse, damit sie in der Praxis reibungslos funktionieren.

💡 Gut zu wissen

• Mehr als zwei Drittel der Menschen in Deutschland haben keinen Drucker.

• Online-Formulare sind deutlich leichter zugänglich und zu verarbeiten als PDF-Dateien.

• Websites sollten immer für mobile Endgeräte optimiert sein, denn mehr als 50 % aller Aufrufe finden auf Smartphones statt.

1. Digitale Übertragung, Zeichnung weiterer Anteile, Vollmachten und Kündigung per Beschluss für deine Genossenschaft erlauben

• Folge unserer Anleitung zur Umsetzung des digitalen Beitritts. Damit hast du die rechtlichen und technischen Grundlagen für digitale Anteilserhöhung, Übertragung, Vollmachten und Kündigung in deiner Genossenschaft geschaffen.

• Wie auch beim digitalen Beitritt empfehlen wir dir, den Mitgliedern deiner Genossenschaft für Anteilserhöhung, Übertragung, Vollmachten und Kündigung Online-Formulare bereitzustellen.

• Im Folgenden findest du konkrete Vorschläge wie du digitale Anteilserhöhung, Übertragung, Vollmacht und Kündigung umsetzt.

2. Digitale Zeichnung weiterer Anteile, Übertragung von Geschäftsguthaben, Erteilen von Vollmachten und Kündigung von Geschäftsanteilen einrichten

Direkt zu

• Zeichnung weiterer Anteile
• Übertragung von Geschäftsguthaben
• Erteilen von Vollmachten
• Kündigung von Geschäftsanteilen einrichten

Digitale Zeichnung weiterer Anteile

✔️ Richte auf der Website deiner Genossenschaft ein Online-Formular ein mit dem Mitglieder die Zeichnung weiterer Anteile erklären können. ℹ️ Tipp: du kannst dies in deine Online-Beteiligungserklärung integrieren. Wir haben hierzu ein Muster-Online-Formular digitale Zeichnung weiterer Anteile vorbereitet, das erste Beteiligung und Zeichnung weiterer Anteile kombiniert.

⏩ Prozess

• Wenn ein Mitglied mit dem Online-Formular eine Erklärung zur Zeichnung weiterer Anteile abgegeben hat, entscheidet der Vorstand (oder eine bevollmächtigte Person) über die Zulassung

• Teile dem Mitglied per E-Mail mit, ob ihr der Zeichnung weiterer Anteile zustimmt

• 🧑‍💻 Haltet wie auch bei sonstigen Vorstandsentscheidungen in einem Protokoll fest, wie ihr euch entschieden habt

Digitale Übertragung von Geschäftsguthaben

• 1️⃣ Erklärung der Übertragung von Geschäftsguthaben durch das übertragende Mitglied per Online-Formular.

• 2️⃣ Erklärung der Annahme von Geschäftsguthaben durch das empfangende Mitglied per E-Mail.

• ⚠️ Sollte das der/die Empfänger:in noch kein Mitglied der Genossenschaft sein, muss die Person zunächst Mitglied der Genossenschaft werden und dazu eine Beteiligungserklärung abgeben (siehe Anleitung wie du Mitglieder komplett digital gewinnst). Die Erfüllung des Pflichtanteils kann dann durch die Übertragung des Geschäftsguthabens des übertragenden Mitglieds geschehen.

• 3️⃣ Zustimmung zur Übertragung durch den Vorstand per E-Mail.

• 4️⃣ Anschließend erfolgt die Eintragung der Änderungen in die Mitgliederliste und die Protokollierung der Entscheidung.

📋 Einrichtung auf Website

✔️ Nutze zur Orientierung unser Muster Online-Formular Digitale Übertragung von Geschäftsguthaben.

Digitale Erteilung von Vollmachten ermöglichen

Nutze unser Muster Online-Formular Vollmacht für Gründungs- oder General­versammlung.

👆 Tipp: wir empfehlen die Ablage der digitalen Vollmacht als PDF in den digitalen Ordner der Gründungs- bzw. Generalversammlung. Dies erleichtert die Einreichung der Unterlagen für das Genossenschaftsregister und den Prüfungsverband.

👆 Tipp: wenn es eure IT-Infrastruktur ermöglicht, generiert die Vollmacht-PDF direkt aus dem Formular und stellt sie nach dem Ausfüllen dem Mitglied als Download bereit.

Digitale Kündigung von Geschäftsanteilen ermöglichen

• Richte auf der Website deiner Genossenschaft ein Online-Formular zur Kündigung der Mitgliedschaft ein. Tipp: orientiere dich dabei an unserem Muster Online-Formular Digitale Kündigung der Mitgliedschaft.

👆 Tipp: zur digitalen Ablage der Kündigung empfehlen wir die Überführung der vom kündigenden Mitglied in der Kündigung übermittelten Daten in eine PDF-Datei mit Mitgliedsnummer und Datum im Dateinamen.

⏩ Der Prozess der Kündigung erfolgt im Weiteren genau wie bei einer schriftlichen Kündigung.